Vergabebüro

In den letzten Jahren hat sich die Bedeutung und die Verantwortung bei Beschaffungen von Lieferungen und Leistungen der öffentlichen Hand stetig erhöht - es sind regelmäßig höhere Qualitäten hinsichtlich Wirtschaftlichkeit, Effizienz und Rechtssicherheit in den Vergabeprozessen durchzusetzen.

Die ABSt bietet seit 2001 öffentlichen Auftraggebern (AG) zur Sicherung eines in jeder Hinsicht korrekten Vergabeverfahrens die projektbezogene Gestaltung und Durchführung des formalen Teils einer Ausschreibung an.

Die ABSt berät den AG im Zuge einer Ausschreibung - ggf. in Kooperation mit einem auf das Vergabe- und/oder Vertragsrecht spezialisierten Rechtsanwalt - zu allen erforderlichen Fragen des öffentlichen Auftragswesen und gibt Hinweise bzw. Empfehlungen hinsichtlich der korrekten Anwendung der Vergaberichtlinien.

Die ABSt Sachsen erbringt dabei im Wesentlichen folgende Leistungen:

• Prüfen der Verdingungsunterlagen des AG hinsichtlich
  • der Einhaltung der Wettbewerbsregeln (u.a. VOL/A, 4. Teil GWB)
  • der Vermeidung von Diskriminierungsaspekten und
• Übermittlung von Handlungsempfehlungen zu inhaltlichen Verbesserungen der Ausschreibungsunterlagen (z.B. hinsichtlich der Erarbeitung des Wertungsschemas).
• in Abstimmung mit dem AG Erarbeitung
  • der Unterlagen für die Veröffentlichung in den Ausschreibungsmedien (EU über http://simap.europa.eu und national über www.vergabe24.de)
  • des Anschreibens an die Bieter zwecks Aufforderung zur Angebotsabgabe
  • ggf. notwendiger Nachinformationen an die Bewerber bzw. Bieter
  • der Absageschreiben (nach § 101a GWB bzw. § 9 DVO zum Sächsischen Vergabegesetz) sowie
  • der Aktenvermerke des laufenden Verfahrens.
• Fristgerechte Weiterleitung der Informationen an die Ausschreibungsmedien
• Entgegennahme der Teilnahmeanträge bzw. der Angebote nach § 22 VOL/A
• Öffnung dieser Teilnahmeanträge bzw. Angebote, gemeinsam mit dem AG, und Anfertigung des Protokolls nach § 22 VOL/A.
• Kontrolle der Teilnahmeanträge bzw. Angebote auf Vollständigkeit und Richtigkeit (gemeinsam mit dem AG) und ggf. Einholung fehlender Unterlagen (§ 25 Nr. 1 (2) a VOL/A)
• Mit und nach Übergabe der formell geprüften Bieterunterlagen an den AG Übermittlung von Handlungsempfehlungen hinsichtlich weiterer Verfahrensweisen, wie z.B.
  • der Aufklärung von Angebotsinhalten ("Bietergespräche"),
  • zu (nicht) berücksichtigten Angeboten,
  • einer ggf. notwendigen Aufhebung der Ausschreibung
  • zur Anfertigung notwendiger Aktennotizen bzw. zum Schriftverkehr.
• Übernahme der fernmündlichen Beratung, d.h. das Coaching des AG im Verlauf des gesamten Vergabeverfahrens.

Rechtsanwaltliche Unterstützung

Zusätzlich zur Arbeit der ABSt Sachsen kann der Rechtsanwalt (RA) im Rahmen eines Controlling zur ABSt und zwecks weiterer Rechtssicherheit den Schriftverkehr und die Protokolle zum Vergabeprozess prüfen. Er nimmt i. d. R. innerhalb des darauffolgenden Werktages Stellung zu den jeweils vorgelegten Unterlagen.

Im Falle einer Rüge eines Bieters wird er unverzüglich in die Entscheidungsfindung einbezogen. Sollte im Zuge der Ausschreibung Klage gegen den AG geführt werden, steht der RA für die Übernahme der Mandantschaft zur Verfügung.

Verpflichtungen des Auftraggebers (AG)

Der AG ist insbesondere verantwortlich für

• die Erstellung der Leistungsbeschreibung,
• die Erarbeitung der Vertragsbedingungen für die Beschaffung,
• die sachliche Aus- und Bewertung der Angebote und
• die Zuschlagserteilung.

In Ausübung ihrer Tätigkeiten sind ABSt, ggf. der RA und AG völlig selbständig und keinerlei Weisungen unterworfen. Entsprechend § 2 VOL/A verbleibt die ausschließliche Verantwortung als Vergabestelle beim AG.

Der AG stellt der ABSt zur Ausübung ihrer beratenden und unterstützenden Tätigkeit alle erforderlichen Informationen und Unterlagen fristgerecht zur Verfügung.

Vergütungsentgelte

Zur Vergütung des mit der Ausschreibung verbundenen Arbeitsaufwandes (abhängig von der Anzahl der Lose) erhält die ABSt ein Pauschalhonorar in Höhe von 1.020,00 € sowie für jedes zusätzliches Los in Höhe von 510,00 €, jeweils zuzüglich MWSt.

Für die Beratungsleistungen (Aufsicht, evtl. Rügebewertung) des Rechtsanwaltes wird weiterhin ein pauschales Honorar i. H. v. fällig: pro Los 510,00 € zuzüglich MWSt. (Die im Zuge einer evtl. Klage notwendige und extra zu vereinbarende Vertretung des AG durch den RA vor der Vergabekammer Leipzig bzw. vor dem OLG Dresden berechnet sich einzelvertraglich).

Referenzen (weitere Referenzen hier: 2010, 2009, 2008), u.a.:

• Bundeseinrichtungen: z.B. Bundespolizei (2007)
• Staatsministerien: z.B. Wirtschaft und Arbeit (2008, 2007), Inneres (2009, 2008), Kultus (2007)
• Staatliche Einrichtungen: z.B. Semperoper (2009, 2006), Staatliche Schlösser, Burgen und Gärten Sachsen (2009, 2006), Wirtschaftsförderung Sachsen (2008, 2007,2006, 2005), Landesbühnen Sachsen (2007)
• Körperschaften des öffentlichen Rechts, z.B. IKK Sachsen (2009, 2008, 2006), KVS (2008), MDK Sachsen (2007, 2006, 2004), IHK Dresden (2006), Unfallkasse Sachsen (2008, 2004), AOK Sachsen (2007, 2004, 2003), Sächsische Aufbaubank (2006, 2005, 2004, 2003)
• Landratsämter: z.B. Nordsachsen, Delitzsch, Bautzen (2009, 2006, 2005), Niederschlesischer Oberlausitzkreis (2008), Zwickauer Land (2007, 2004), Löbau-Zittau (2007, 2006)
• Kommunen: z.B. Glauchau (2009), Bautzen (2008), Hohenstein-Ernstthal (2008, 2003), Bannewitz (2008), Wilthen (2008), Heidenau (2008) Dippoldiswalde (2008, 2006), Glashütte (2007, 2005, 2003)